Servicios del centro de documentación

 

Podemos considerar que los servicios de los centros de documentación son bastante similares a los de las bibliotecas especializadas. Sus servicios más destacados son:

 

 

- Información y referencia: El usuario del centro de documentación suele venir con un objetivo específico y concreto. Busca un sitio de consulta para solventar una demanda informativa muy específica. Además el servicio vive un proceso de retroalimentación porque de la relación con el documentalista surgen a menudo nuevas perspectivas de la demanda inicial, por ejemplo nuevos materiales o recursos con los que en un principio no contaba. Esta relación suele concretarse en una demanda documental mejor guiada y orientada que la propuesta inicialmente. El objetivo final del servicio es difusión de información, que puede ser:

a)   Pasiva: se lleva a cabo a raíz de las demandas del usuario y pueden ser:

-       demandas de información directamente utilizable o factual  para resolver cuestiones puntales (fechas, términos, nombres...). O bien información de tipo bibliográfico, para obtener un documento concreto cuyos datos se conocen.

-       demanda de información sobre documentos disponibles para un tema.

-       demandas de información para conocer novedades bibliográficas necesidad de hojear documentos para descubrir documentación relacionada con el tema que le interesa. Se cuenta con multitud de recursos como por ejemplo para conocer las novedades en publicaciones seriadas está el Ulrich’s International Periodical.

b)   Activa: por iniciativa del centro de documentación. Se trata  de servicios de difusión de información que anticipa el centro de forma periódica o esporádica con instrumentos como boletines de novedades, boletines de resúmenes, de sumarios, difusión selectiva de información (DSI) a partir del perfil del usuario) etc. La DSI es de los servicios más característicos y consiste en facilitar información sobre novedades bibliográficas a partir de un perfil del usuario donde se plasman sus intereses concretos en un ámbito del conocimiento. También existen servicios de alerta informativa por los cuales se avisa a los usuarios de novedades bibliográficas.

En respuesta a estas demandas informativas el centro de documentación elabora una serie de productos propios como dossiers, boletines, listados de recursos, referencias bibliográficas, resúmenes, etc. de forma periódica.

Otros servicios importantes son:

-       reprografía que se orientan a reproducir fondos propios y obtener duplicados de otros fondos.

-       traducción, porque si un documento resulta importante para un grupo de usuarios se debe traducir por el personal o personal externo.

Funciones del centro de documentación

En resumen las funciones del centro de documentación son:

-       Recoger información.

-       Procesar información.

-       Almacenar información.

-       Difundir información.

Estas funciones se llevan a cabo a través de una serie de operaciones documentales, es decir, un conjunto de actividades necesarias para el funcionamiento correcto de todo centro de documentación y cuya  finalidad es proporcionar al usuario la información requerida de acuerdo con sus necesidades, de forma puntual o permanente, en respuesta a una demanda concreta o anticipándose a sus deseos.

 

Para ello, el centro de documentación articula una serie de funciones, que en su conjunto constituyen la cadena de operaciones documentales que incluye:

1)    Funciones de entrada: Son las que conducen a la formación de los depósitos documentales y la producción de ficheros. Incluye las siguientes operaciones:

-       Selección y adquisición documental: consiste en escoger los documentos de interés de entre todos aquellos que se producen. El centro de documentación se nutre tanto de documentos primarios, secundarios y terciarios. Exige al documentalista conocer la producción documental del área en la que se trabaja y establecer una política de selección en función de los recursos disponibles (personales y económicos), grado de especialización del centro, objetivos y prioridades y sus relaciones con otras unidades de información.

 

-       Análisis documental: Es un conjunto de operaciones que sirve para identificar un documento y su contenido y diferenciarlo de otros documentos existentes. Implica dos operaciones fundamentales:

      a) análisis de forma, con la catalogación.

      b) análisis del contenido, con la clasificación, indización y resumen del documento.

La catalogación permite la descripción física del documento de manera normalizada para cada tipo de documento. Con la indización se escogen los conceptos más adecuados para representar el contenido del documento para poder luego recuperar ese documento, mientras que con la clasificación también analizo el contenido del documento pero para ordenarlo o agruparlo a partir de  un lenguaje documental diferente, por ejemplo CDU o Lista de Encabezamiento de Materias. El análisis de contenido termina con la elaboración de un resumen del mismo que permite al usuario tener una visión clara sobre qué trata el documento. 

-       Almacenamiento: una vez analizados los documentos se organizan en la memoria documental, a partir de la cual se llevarán a cabo los procesos de recuperación de la información.

2)    Funciones de salida: se trata de la difusión,  el desenlace de todo proceso documental y punto final de la cadena documental. Es la razón de ser de las unidades de información. Incluye todas las operaciones para hacer accesible la información y los documentos. Hay diferentes tipos de difusión:

-       Difusión general: distribución global de la información a un grupo de personas interesadas. Son tratamientos sencillos que incluye servicios como circulación de revistas, confección de boletines de sumarios, préstamo, ficheros, listas bibliográficas, etc.

-       Difusión bibliográfica: distribución de la información profundamente tratada y elaborada por el sistema documental. Incluye tareas como la elaboración de boletines de resúmenes, boletines bibliográficos, boletines de índices y búsquedas bibliográficas retrospectivas.

-       Difusión selectiva de la información (DSI): distribución la información preparada para la necesidad de cada usuario o grupo muy definido de usuarios. Con este servicio se difunden periódicamente las referencias bibliográficas destinadas a los usuarios que previamente han definido su perfil con sus intereses.

 

3)    Funciones de mantenimiento: Son las operaciones que permiten mejorar las actividades del centro de documentación tales como:

-       Planificación, organización y gestión de los centros.

-       Pautas de actuación, como la elaboración y actualización de normas, manuales, estudios de usuarios y peticiones.

-       Mantenimiento de los lenguajes documentales empleados como tesauros, listas de encabezamiento, etc.

-       Evaluación de actividades...

  

Organización del centro de documentación

La organización de un centro de documentación precisa de un conocimiento previo de los usuarios y sus necesidades, así como saber de antemano qué servicios se van a prestar y cuántos centros de documentación se ocupan de las mismas o similares tareas. Teniendo en cuenta estos aspectos, los responsables del centro harán un estudio preliminar contando con los siguientes aspectos:

1.    Justificación de su existencia y objetivos que se persiguen.

2.    Viabilidad en un medio concreto y funciones de otros servicios, con el fin de evitar duplicidad de trabajos.

3.    Análisis cuantitativo y cualitativo de las necesidades de los usuarios.

4.    Delimitación de las disciplinas de las que el centro se ocupará para que no haya dispersión en sus  funciones.

5.    Establecimiento de las fuentes bibliográficas y documentales, y del lenguaje de indización que se usará. 

Introducción al centro de documentación

El centro de documentación se desarrolló en las décadas de los 60 y 70 como respuesta a la explosión documental, fundamentalmente de contenido científico-técnico. Este crecimiento desmesurado de información, se vio acompañado por la diversificación y especialización de las fuentes, y la necesidad de obtener información cada vez más especializada y en plazos más rápidos.

 

El centro de documentación es una organización que actúa como intermediario entre el usuario y los generadores de información especializada en algún campo de conocimiento. Es fundamentalmente un difusor, un gestor de información.  Su principal objetivo es atender a las necesidades de información que le sean demandadas para lo cual selecciona y recoge, organiza, analiza, recupera, suministra y difunde información.

Tradicionalmente se consideran que las diferencias entre bibliotecas y centros de documentación son:

-       los centros de documentación tienen una tipología documental más amplia, como por ejemplo la literatura gris, que las bibliotecas.

-       los centros de documentación están especializados en una materia, mientras que las bibliotecas, salvo las especializadas, no lo están.

-       el análisis que se realiza al documento en el centro de documentación es más exhaustivo que en las bibliotecas.

-       los centros de documentación son menos centro de depósito y más de referencia.

-       en el centro de documentación el usuario solicita la información pero tiene una posición estática en el proceso de búsqueda porque es el documentalista quien le proporciona la información.

-       los centros  de documentación no disponen de los documentos y las bibliotecas sí disponían de los materiales que suministran.

Sin embargo, en la actualidad esos rasgos distintivos quedan un poco obsoletos y prácticamente las diferencias son particulares más que conceptuales. De hecho, Fuentes i Pujol habla de una tendencia a la convergencia entre los diferentes sistemas documentales, por ejemplo, cada vez hay más bibliotecas que ofrecen servicios de difusión selectiva de la información, siendo este un servicio más propio de los centros de documentación.

Tipología: existen multitud de criterios a la hora de hacer una clasificación de los centros de documentación. En virtud de su ámbito geográfico pueden clasificarse como: municipales, regionales nacionales o internacionales. También existen centros de documentación públicos o privados, ya sean internos de una empresa o que funcionan como empresa de servicios de información para otras entidades. 

Trucos para fotos y vídeos en 140 carácteres

 

-          Aprenda a enmarcar su imagen.

-          Una pared en blanco no es el mejor fondo para un video.

-          Si vamos a grabar videos y a hacer las fotos desde nuestro smartphone deberíamos utilizar una aplicación que las cargue automáticamente en nuestro sitio favorito para compartir contenido.

-          Por si la presentación en vídeo se separase de la carta de presentación que debe acompañarle, conviene que digamos nuestro nombre y url.

-          Estamos grabando un video para convencer a nuestro público de ponerse en acción.

-          Cuando grabamos un video, si algo no se mueve, no debemos obligarlo a moverse.

-          No pasa nada por romper algunas reglas que aprendimos en la escuela de periodismo.

-          Cuando hagamos una entrevista con una cámara, debemos recordar que cuanto mas cerca estemos de la persona, mejor será el sonido.

-          Aprenda a manejar la cámara.

-          Aprenda las reglas del diseño.

 

Algunos problemas del control bibliográfico universal

 Cabe mencionar que el CBU es considerado como un control bibliográfico de la producción corriente, ya que las compilaciones retrospectivas no son previstas más que a través de volúmenes acumulativos de la bibliografía corriente, pero apenas existe normalización al respecto.

 

La cuestión de fondo es la progresión imparable de publicaciones, que es prácticamente inabarcable. A lo que hay que añadir el impacto de las nuevas tecnologías con el desarrollo de nuevos soportes para la información y nuevas vías de acceso como Internet. ¿Se puede identificar y conocer todo lo que se publica?

 

Por otro lado el CBU se sustenta en el control bibliográfico nacional y hay que recordar que el nivel de cumplimiento de cada país es bastante dispar respecto a su adecuación legislativa, por ejemplo respecto a lo que es objeto del Depósito Legal, o en cuanto a la rapidez y periodicidad de la bibliografía nacional.

 

Control bibliográfico en España

 

Como decíamos, las leyes promulgadas al respecto del Depósito Legal no fueron muy eficaces hasta el Real Decreto de 23 de diciembre de 1957, aparecido en el BOE en 1958.

 

El decreto señala como objeto de Depósito Legal los libros, estampas, periódicos, composiciones musicales, mapas, etc., producciones de imágenes realizadas por cualquier arte y grabaciones sonoras realizadas por cualquier procedimiento presente o futuro. Determina que la obligación de constituir el depósito le corresponde al impresor que debe entregar en plazo 1 mes después de terminada la impresión 3 ejemplares: 1 por su cuenta, y 3 por cuenta del editor. Su destino es un ejemplar para la biblioteca pública del Estado de la provincia y 2 a la BN. El número de Depósito Legal se constituye por siglas de la provincia donde se ha impreso y un número currens asignado por la oficina provincial que custodia el Depósito Legal seguido del año en que se realizó el depósito.

 

Los resultados de la ley son espectaculares y en un año aumenta en un 135% el número de libros que se reciben por depósito legal. Además se pone la base para la consecución del control bibliográfico nacional con la publicación del Boletín del Depósito Legal de obras impresas que se inicia en 1958 y se hace regularmente durante 10 años. Es el primer vestigio de la bibliografía nacional.

 

Se contaba con otro instrumento de control que surge en 1959 bajo el nombre de Bibliografía Española, elaborada a partir de las fichas catalográficas impresas redactadas por las secciones de catalogación y clasificación de la Biblioteca Nacional.

 

En 1971 se crea el Instituto Bibliográfico Hispánico, punto de arranque del actual sistema de Depósito Legal y se inserta en el programa del CBU.

 

En la orden de 30 de octubre por el que se aprueba el reglamento el Instituto Bibliográfico Hispánico queda derogado el decreto de Depósito Legal anterior y es el que hoy está vigente, aunque en 1973 hubo una nueva orden que modificó algunos artículos.

 

Se especifica los materiales objeto del Depósito Legal: libros, folletos, hojas impresas con fines de difusión, publicaciones periódicas, partituras, grabados, mapas, planos, carteles, postales ilustrados, naipes, grabaciones sonoras, producciones cinematográficas. También se determina que la bibliografía será de tipo acumulativo y se atenderá a que su publicación, efectuada con toda regularidad, sea quincenal, mensual o anual, incluyéndose libros y folletos impresos en España en cualquier idioma. El reglamento se transforma parcialmente en 1973 con la incorporación de España al sistema ISBN, con la obligatoriedad de consignar en todos los libros y folletos el ISBN. La gestión del ISBN pasa a depender de la Agencia Española de ISBN, que depende la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.

 

Control bibliográfico nacional

 

Como hemos comentado el primer eslabón de la cadena para alcanzar el CBU es conseguir el Control Bibliográfico Nacional. Su puesta en marcha implica unas condiciones:

a)    Crearse los medios que garanticen que cada nueva publicación de un país sea conservada y conocida, es decir, que sea objeto desde su aparición de una noticia bibliográfica por medio del Depósito Legal o una reglamentación análoga.

b)    Ponerse en marcha una agencia u organismo que asuma el papel y funciones de una agencia bibliográfica nacional y encargada de que se cumpla en cada país la normativa internacional.

c)    Crease una Bibliografía Nacional.

Esos son los tres aspectos sobre los que descansaría el Control Bibliográfico Nacional:

1.    DEPÓSITO LEGAL

El Depósito Legal es la obligación prevista por la ley de depositar un número determinado de ejemplares de las publicaciones de todo tipo que son producidas en un país cualesquiera que sean los soportes o procedimiento de edición y destinadas a la distribución, o la venta pública.

 

Su origen está en Siglo XVI cuando Francisco I de Francia establece la obligación de depositar en la Biblioteca Real 1 ejemplar de las obras publicadas en Francia. Esta ordenanza la sigue en España Felipe III. Felipe V lanzará en 1716 una real cédula obligando a los impresores a depositar en la Biblioteca Real 1 ejemplar de todo lo que se publique en España.

 

A lo largo de los siglos hay más leyes, pero todas carecen de eficacia real hasta que el RD de 1957, aparecido en el BOE en 1958, que es cuando comienza a funcionar realmente.

En la actualidad, además del acopio y conservación de la producción nacional también tiene el objetivo de compilación y publicación de la bibliografía nacional.

Sin embargo, las nuevas tecnologías y el entorno digital tienen su incidencia en el Depósito Legal provocando tres problemas:

-       los problemas de derechos de autor en las publicaciones electrónicas.

-       diversidad de equipamientos técnicos requeridos.

-       problemas de conservación de los documentos electrónicos. Pocos países consideran los documentos electrónicos objeto del Depósito Legal.

2.    AGENCIA BIBLIOGRÁFICA NACIONAL

Es la encargada de aplicar en cada país la normativa internacional que se va elaborando en el marco del programa del CBU adaptándola a sus circunstancias particulares.

 

También vela porque:

-       se establezca la noticia bibliográfica completa de autoridad de toda nueva publicación conforme a las normas bibliográficas internacionales

-       se publiquen las noticias en el plazo más breve posible en una bibliografía nacional regularmente publicada.

-        

En España esa tarea la desempeña la Biblioteca Nacional.

 

3.    BIBLIOGRAFÍA NACIONAL

Se puede definir como el establecimiento de noticias completas y de autoridad de las ediciones nacionales de un país, publicadas regularmente y en los plazos más breves posibles.

 

La noticia completa es aquella que encierra el máximo de información para que no sea confundida con otra. Noticia de autoridad significa que quien la redacta pertenece a un organismo responsable de la Bibliografía Nacional.

 

El volumen, cobertura y contenido de una Bibliografía Nacional puede variar según sea la amplitud de la edición nacional sobre la que se base o la amplitud de cobertura que se le dé, sin embargo siempre deben ofrecer información necesaria para la identificación, selección y adquisición  de las obras que contiene, facilitando las tareas de referencia e información bibliográfica y sirviendo como modelo de catalogación.

 

Desde mediados de los 70 los países iniciaron la Bibliografía Nacional. Tras el Congreso de París sobre bibliografías nacionales (1977) los participantes adoptaron una serie de recomendaciones y acuerdos en materia de normalización y se buscó que mejoraran las prácticas dirigidas al CBU.

 

Se establece que los elementos que deben confluir en la Bibliografía Nacional son: cobertura, que debe ser nacional, regularidad y calidad.

 

Sin embargo, no resolvió el problema de la cobertura de la Bibliografía Nacional, ya que es la agencia bibliográfica de cada país quien decide que ha de incluirse en la bibliografía nacional.

 

Esta falta de homogeneización se ha acrecentado con el desarrollo a partir de los noventa de nuevos soportes que han mostrado la falta de adecuación de las legislaciones, que provoca serias deficiencias para el CBU.

 

Programa de control bibliográfico universal

A pesar de los antecedentes citados, la idea en sentido moderno del CBU es relativamente reciente porque es en 1973 cuando se organiza en Francia el primer congreso de la IFLA sobre la cuestión. Las cuestiones abordadas en la reunión,  junto a un informe de la UNESCO un año después se materializan en una declaración según la cual el Control Bibliográfico Universal es un programa a largo plazo, adoptado como tal por la UNESCO y la IFLA con el objetivo de crear un sistema mundial de control e intercambio de información bibliográfica sobre todas la obras publicadas en todos los países.

 

El aspecto sustancial y diferenciador de las iniciativas anteriores es que frente a su actitud centralizadora de Otlet y LaFontaine, por ejemplo, ahora se determina que no se alcanzará el control bibliográfico internacional si se ignoran las condiciones de control y supervisión nacional y si no se elaboran y usan instrumentos normativos de carácter internacional para lograr la homogeneidad de los registros.

 

El programa responde pues a dos convicciones:

1.    Cada país es el mejor cualificado para identificar y registrar sus publicaciones. La existencia de un adecuado control bibliográfico nacional es una condición imprescindible para que pueda darse el CBU. Las fases a seguir serían configurar los catálogos nacionales, luego los catálogos continentales y finalmente podría alcanzarse un catálogo universal.

2.    Todos los países tienen que estar dispuestos a aplicar normas bibliográficas internacionales. Cada país tiene su contribución en el CBU, pero esa contribución puede variar cuantitativamente, no cualitativamente. Y para que esa contribución sea homogénea tienen que existir unas normas internacionales.

 

Hay que señalar que antes del congreso de la IFLA en 1973, la UNESCO puso en marcha el Programa UNISIST (1971), con la intención de establecer mecanismos para conseguir un sistema de intercambio internacional de la información.

 

Por su parte, el Programa NATIS (1974) trataba de poner en marcha las infraestructuras nacionales que desembocaran en un sistema de control e intercambio de información bibliográfica.

 

En este marco, el Programa DUP (Disponibilidad Universal de las Publicaciones) se presenta como un complemento del CBU que pretende dar la posibilidad de obtener cualquier publicación en cualquier sitio. Las NTIC están permitiendo muchos avances en este sentido.