El archivo municipal es el servicio general de la
gestión municipal. Sus objetivos son:
1) La conservación de los documentos producidos y
recibidos en la entidad.
2) Informar a las autoridades y funcionarios propios.
3) Informar a otros organismos administrativos y a los
ciudadanos.
4) Informar de cualquier actuación municipal que se
refleje en los documentos.
5) Control y conocimiento de la información.
6) Mejorar la gestión administrativa municipal,
7) Asegurar los derechos jurídicos de la corporación.
8) Asegurar los derechos jurídicos de los ciudadanos.
9) Conservar la documentación para hacer historia.
La primera acción está relacionada con el control de la gestión
administrativa. El archivo municipal va a participar en la gestión
administrativa de los documentos. Parten de las directrices para organizar los
archivos de oficina. Estudia e identifica las series documentales que se están
produciendo, hace el estudio previo de valoración. Propone las plazos de
transferencia, selección, eliminación o conservación. Tiene que diseñar un
sistema de organización y descripción que permita la recuperación rápida de las
unidades documentales.
Hay que recuperar la documentación muy rápidamente. Es un sistema
preciso de organización y descripción.
Tiene la obligación de conservar documentación para la historia del
municipio. También tiene la obligación de la difusión de los fondos.
Sus documentos interesan a todos los habitantes de la ciudad. Es un
archivo central, público, local, abierto, de gestión, intermedio e histórico.
Las funciones del archivo municipal son:
1) El archivo municipal es la dependencia que organiza
los archivos de oficina mediante sistemas que se extienden a todas las
oficinas.
2) Colabora en la creación de bases de datos
documentales y de tesauros del Ayuntamiento.
3) Tiene que dar a las dependencias las pautas de
descripción automatizada.
4) El archivo organiza sus propios documentos: los
describe, clasifica, instala, etc.
5) El servicio debe conservar los documentos para
difundirlos.
6) Debe controlar y colaborar en la gestión
administrativa del Ayuntamiento, en el diseño de la gestión de documentos.
7) Definir los tipos y series documentales que se están
produciendo en el archivo porque para poder desarrollar un proyecto de archivo
hay que saber que se está produciendo pero también poseer criterios de
evaluación y selección de documentos.
8) Respecto a la difusión, realizar visitas,
exposiciones, etc.
9) Debe haber una colaboración con los organismos
encargados de la conservación y divulgación del patrimonio documental de la
ciudad. Se deben formar equipos para distribuir fuentes que no estén en los
archivos municipales.
¿Que tipo de archivo es un archivo municipal? ¿Cómo lo calificaría?
1) Es un archivo público, atendiendo a la titularidad
de los documentos. Es además de administración local.
2) En función de la edad de los documentos que custodia
es un archivo central porque contiene documentos de más de cinco años que
todavía conservan carácter administrativo, intermedio, porque contiene
documentos de más de 15 años que casi han perdido su valor administrativo, y
finalmente histórico.
3) Según los soportes y clase de documentos: el 90% de
la documentación son documentos textuales pero también hay un 10% como mínimo
de documentos gráficos.
4) Pueden incluirse también como archivos temáticos
según recojan o no documentos sobre un tema determinado.