§
INGRESO
El procedimiento más habitual de ingreso
de documentación en el fondo es, como en la mayoría de los archivos, la transferencia. Las transferencias se realizan
en función de la etapa en la que se encuentran los documentos dentro de su
ciclo vital, es decir, los documentos pasan al archivo cuando su valor
administrativo y por tanto su frecuencia de uso por parte de la oficina
generadora va disminuyendo.
A partir de ese momento es el
archivero quien asume la
documentación hasta que se decida eliminarla o conservarla de forma
indefinida.
El archivo no debe ser un receptor pasivo de masas documentales
desordenadas. Muy al contrario, y al hilo de la renovación de la gestión
universitaria en busca de la calidad, muchos archivos han acordado verdaderas políticas de adquisición de fondos.
Éstas suponen el establecimiento de normas
de transferencia y del comentario posterior a la misma por parte del archivero,
en aras de aumentar la eficacia del servicio.
Estas políticas de adquisición afectan también a los ingresos extraordinarios, que son
aquellos que se producen de forma ocasional, sin plazo ni periodicidad fija. Es
el caso de las donaciones, legados, compras, reintegraciones y depósitos. Estas
modalidades son más frecuentes en universidades anglosajones que en las
españolas.
§
ORGANIZACIÓN
El archivo, debe dotar a su fondo de una estructura que reproduzca el proceso
mediante el cual los documentos fueron creados. No olvidemos que el documento de
archivo es fruto de la acción natural de la universidad en el desarrollo de su
actividad. La organización de los fondos de un archivo supone la realización de
dos tareas básicas: clasificación y
ordenación. Ambas tareas están sustentadas doctrinalmente por unos
principios, considerados esenciales para la Archivística moderna: el principio
de procedencia y el principio de respeto del orden natural.
El principio de procedencia,
también conocido como principio de respeto de los fondos, consiste en reunir
los documentos por fondos, esto es, mantener agrupados sin mezclarlos los
documentos según su procedencia, respetando la estructura de la entidad que los
generó. Este principio, redactado en 1941 por Natalis de Wailly, afecta en
particular a la tarea de la Clasificación.
El principio que afecta a la ordenación es el principio del orden natural, que defiende mantener los documentos
de cada fondo en el orden que les dio la oficina de origen, según se fueron
generando. Este orden coincide normalmente con el cronológico, aunque no
siempre es así necesariamente.
Uno de los instrumentos fundamentales para el archivero es el Cuadro
de Clasificación, que será único para cada institución, ya que éste refleja la
estructura de la misma. Hay
distintos modelos de cuadros de clasificación:
- Clasificación
orgánica: cuando el cuadro refleja la estructura
de la organización según los distintos órganos que la componen.
- Clasificación
funcional: cuando el cuadro refleja la estructura
de la organización según las funciones.
- Clasificación
por materias: actualmente
desterrada por ser un sinsentido en la mayoría de los archivos.
§
DESCRIPCIÓN
La tarea de descripción es, según Cruz Mundet, la parte culminante del
trabajo archivístico, ya que permite llevar a cabo la función difusora de la información. Gracias
a la labor descriptiva se hacen accesibles los fondos de forma eficaz. La
organización y descripción en un archivo universitario no difieren gran cosa de
las de cualquier otro archivo, por lo que explicaremos este aspecto de forma
general.
La descripción de fondos de archivo no ha seguido tradicionalmente normas rígidas como en los entornos
bibliográficos, sin bien existían pautas aceptadas a nivel internacional. Desde
hace unos años existen sin embargo normas para la descripción de fondos. Se
trata de la norma ISAD
(G) y la norma ISAAR (CPF),
ambas impulsadas por el CIA (Consejo Internacional de Archivos).
Para la aplicación de la
norma ISAD en los archivos universitarios españoles se ha
creado en la CAU un grupo de trabajo específico. La norma ISAD, cuya
versión definitiva (2ª versión) fue publicada en el año 2000, es una norma de
descripción que organiza los datos en 7 áreas fijas que a su vez contienen 26
elementos. La norma ISAAR,
por su parte, normaliza los puntos de acceso (como las autoridades de los
asientos bibliográficos).
Los instrumentos de descripción usados en archivos universitarios
son los usados generalmente en cualquier archivo: inventarios, guías, catálogos
e índices. Estos dos últimos se usan específicamente para fondos de tipo
histórico.
- Las guías
son documentos que describen de forma muy general al archivo, sus fondos, su
personal, sus servicios, su historia…
- Los inventarios
identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación. El
inventario analítico es que describe expedientes, informando del fondo con más
precisión.
Por último en cuanto a la descripción, hacemos mención del EAD (Encoged Archival Description), formato de comunicación basado en el
lenguaje de marcado SGML para el tratamiento e intercambio de información a
través de redes (como el MARC para
bibliotecas, pues esto para archivos).
§
VALORACIÓN
La valoración y selección de documentos está ligada al ciclo vital de
los mismos y a su pérdida de vigencia administrativa y jurídica. Esta tarea
consiste por un lado en decidir qué destruir y qué conservar definitivamente, y
por otro, qué nivel de accesibilidad se va a establecer para dicha
documentación, con arreglo a las leyes vigentes.
El paso más importante es la creación de Comisiones de Archivo de cara a calificar los
documentos de forma coherente y colegiada siguiendo un calendario de
conservación y eliminación. Estas comisiones de archivo pueden también llegar a
intervenir en algunas universidades en otros aspectos de la política
archivística. Según la CAU, las tareas de valoración, selección y eliminación
de documentos puede verse muy beneficiadas mediante la cooperación de los
distintos archivos universitarios españoles.
1. SERVICIOS
Si el archivo pretende ser un ente
vivo y activo, éste debe darse a conocer y ser utilizado por la comunidad a
la que sirve. El servicio al usuario es
hoy por hoy el objetivo primordial del archivo. Unos servicios eficaces de consulta, préstamo, reprografía, información y referencia y extensión nos harán más visibles en el
entorno universitario y nos situarán en una posición favorable a exigir más
recursos a las autoridades competentes.
Sin embargo, el archivo universitario está enormemente infrautilizado, muchas veces por
desconocimiento por parte de la comunidad universitaria y de la sociedad en
general. La difusión del archivo a través de distintas actividades es pues
primordial, como lo es el apoyo y la
implicación de los órganos de
decisión.
2. RECURSOS
Si este apoyo se materializa debidamente en los recursos necesarios
para la actividad del archivo será posible contar con suficiente personal, con
una dotación económica adecuada y con unas instalaciones apropiadas. Nada de
esto es, sin embargo, una realidad generalizada:
- RRHH: han sido tradicionalmente escasos en
los archivos universitarios. A esto se une el hecho de que la cualificación
profesional no suele ser específica de archivos.
- Presupuesto: la mayoría de los archivos no cuentan
con un presupuesto propio, hecho que afecta a la gestión del archivo y a su
relación con los servicios de los que depende.
- Recursos
materiales: los problemas de
espacio parecen perpetuarse conforme aumenta la producción documental. Asimismo
la precariedad de las instalaciones y de los muebles muebles no hacen del
archivo un lugar atractivo y acogedor para trabajar y/o investigar.
Dentro de los recursos materiales, haremos una breve alusión a la informatización del archivo
universitario. El uso del ordenador no se ha implantado de forma extensiva en
el quehacer archivístico, aunque bien es verdad que existen aquí y allá bases
de datos internas más o menos sofisticadas. Hay en el mercado de la información
sistemas integrados de gestión de archivos, aunque sólo una minoría disfruta de
ellos. Algunos son: Albalá, InvesDoc, Iadoc, Inmagic (estos dos últimos
implantados ya en algunas universidades).
3. CONCLUSIÓN
Como conclusión, resaltamos la urgencia con que los archivos debe despertar a las posibilidades que ofrecen las NTIC’s, mucho más con la expansión del
documento electrónico.
Para poder afrontar el reto digital, es vital, según los profesionales
del ámbito archivístico, que las universidades
españolas cooperen entre sí. La
cooperación nacional a través de la CAU puede ser un interesante punto de
partida para la renovación y empuje de
los archivos universitarios.