Definición, características y funciones de un archivo

§        Definición

 

Se han enunciado numerosas definiciones para referirse al concepto de archivo. Escogemos la de Antonia Herrera por ser la más completa y precisa: “Archivo es el depósito donde se guardan, organizada y ordenadamente los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales producidos por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los servicios de los administrados o de servir de fuentes para la investigación”.

 

La Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español (LPHE) completa su propia definición de archivo con otro aspecto añadido: archivos son también las instituciones culturales que albergan los archivos, esto es, los edificios en sí.

 

El concepto de archivo ha evolucionado a lo largo del tiempo: durante muchos años el archivo se caracterizó por su servicio a la Corona (o Imperio) y por su secretismo. Es a principios del siglo XX cuando las características elementales del archivo como se entiende hoy quedan especificadas.

 

§        CARACTERÍSTICAS

 

Schellemberg (1958) destaca las características principales de un archivo:

 

-       Se admite información en cualquier soporte.

-       El organismo productor tiene una relación determinante en la documentación producida.

-       La responsabilidad de conservar la documentación corresponde a los productores.

-       La documentación tiene un valor legal.

-       La documentación tiene un valor informativo.

 

§        FUNCIONES

 

Las funciones genéricas de un archivo son las ya clásicas: Reunir – Conservar – Servir.

 

Tras una larga etapa en la que predominaba la función conservadora, en los últimos tiempos toma gran relevancia la función difusora del archivo, siendo el usuario cada vez más protagonista.

 

Las funciones específicas del archivo, que se derivan de las tradicionales arriba mencionadas, son:

-       Planificación y gestión de la documentación en todas sus fases.

-       Transferencias documentales.

-       Clasificación y ordenación.

-       Descripción de fondos.

-       Valoración, selección y expurgo.

-       Definición de las políticas del archivo para darlo a conocer.

-       Conjugación de los derechos a la información y a la privacidad.