tipos de archivos

 

El documento de archivo irá pasando a lo largo de su vida por distintos archivos. En función de su edad dentro del ciclo documental, éste permanecerá en un lugar u otro. Los distintos estadios por los que atraviesa la documentación a lo largo del tiempo son:

 

-       ARCHIVO DE OFICINA (0-5)

Este archivo está fuera del ámbito de actuación del archivero, ya que son documentos producidos recientemente y de uso frecuente en la gestión. Su vigencia administrativa y jurídica es plena. Tradicionalmente se estima que los documentos deben permanecer en el archivo de oficina hasta los 5 años de existencia aproximadamente, aunque en la práctica diaria está demostrado que pasado un año los expedientes cerrados no son consultados y es conveniente transferirlos. De igual modo, si pasados esos 5 años el expediente no está concluso, permanecerá en la oficina hasta que acabe su vigencia administrativa.

-       ARCHIVO CENTRAL (5-10)

Los documentos transferidos a esta unidad proceden de los distintos archivos de oficina de una determinada entidad. Su vigencia administrativa y jurídica es menor y su frecuencia de uso reducida. A partir de este momento y en adelante, los fondos son gestionados por profesionales archiveros y permanecerán en este archivo hasta que los documentos tengan aproximadamente 10 años de vida. Entonces pasarán al:

-       ARCHIVO INTERMEDIO (15-30)

Este archivo alberga documentos de entre 15 y 30 años de existencia aprox. Son documentos que generalmente han perdido su vigencia jurídica y administrativa, pero quedan almacenados hasta establece su valor histórico. Para ello se procede a la valoración, selección y expurgo de documentos, es decir, se decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y cuáles van a ser destruidos. Estas tareas archivísticas comportan una gran responsabilidad hacia el archivero y se realizarán siguiendo criterios establecidos y cuadros reglamentarios.

-       ARCHIVO HISTÓRICO (30-infinito)

Los documentos seleccionados por su valor histórico y cultural se conservarán a perpetuidad en este archivo y servirán de fuente para la investigación. Son documentos de más de 30 años de antigüedad aprox. que entran a formar parte del Patrimonio documental de cada país.

 

Además de esta tipología de archivos, que responde a las edades de los documentos, podemos diferenciar entre:

-       Archivos públicos y privados.

-       Archivos corporativos y particulares.

-       Archivos estatales, regionales y locales.

 

Por último en cuanto a tipos de archivos, añadir que en realidad existen tantos tipos de archivo como las instituciones o las personas sean capaces de crear. Cada archivo es un mundo abierto.