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DEFINICIÓN
Un documento, contemplado desde el punto de vista más genérico, es un mensaje sobre un soporte.
El documento de archivo puede definirse, siguiendo al CIA, como “conjunto constituido por un soporte y por la
información que conlleva, utilizable con fines de consulta o como prueba”.
El documento de archivo puede existir sobre cualquier tipo de soporte y posee ciertos rasgos diferenciadores.
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CARACTERÍSTICAS
- Es
único. A diferencia de los documentos de una
biblioteca (varios ejemplares del mismo libro), la información que contiene el
documento de archivo no se repite en otros archivos. (las tipologías documentales se repiten, los
documentos en sí no). Por eso, solo se prestan para su consulta in situ.
- Reflejan
la estructura de la institución
que los ha creado y su gestión, ya que se producen dentro de su proceso natural
de actividad.
- Carácter
seriado y previsible. El
documento de archivo es susceptible de ir completándose con otros y formar así
expedientes.
Así pues, y siguiendo a M.A. Esteban Navarro, “los documentos de
archivo no son resultado de un acto voluntario, sino de la acción natural de
una entidad o persona para dejar testimonio de una gestión”. De ahí que además
puedan constituir un valor testimonial o
probatorio.
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DOCUMENTO ELECTRÓNICO
A continuación citaremos la importancia que va adquiriendo el
documento electrónico, sobre todo tras la generalización del uso de Internet
por parte de los ciudadanos y por parte de la Administración.
Cada vez más trámites administrativos se realizan vía web y no llegan
a existir en formato papel. El correo-e, por ejemplo, ha modificado radicalmente las comunicaciones
postales. Estos factores afectan sin duda al archivo, que debe adaptarse a esta
nueva situación, ya que no por ser digitales los documentos pierden su
condición de tales. A esto se añade la cada vez más utilizada firma digital,
reconocida legalmente en España desde 1999, que hace posibles multitud de
actuaciones ciudadanas que deben ser registradas y controladas en los archivos.
§
El ciclo de vida del documento
El documento de archivo posee desde su creación un valor primario como
reflejo de un acto administrativo concreto. Este valor administrativo irá decayendo con el tiempo, perdiendo vigencia,
a medida que paralelamente va aumentando la facilidad de acceso al mismo, ya
que el proceso administrativo que lo reflejó habrá terminado.
El documento irá cobrando entonces un nuevo valor que se acrecentará
con el tiempo: el valor histórico.
El servir como fuente para la investigación. No hay un momento establecido para
pasar de un estatus a otro, ya que depende de diversos factores. La tendencia
generalizada apunta a acortar lo más posible el plazo de consulta pública. La
legislación suele recoger como documento histórico aquel de más de 30 años de
existencia.
Como vemos, los valores del documento de archivo están
indisolublemente ligados al ciclo de vida documental, y marcan al mismo tiempo
las etapas del archivo, que veremos seguidamente:
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