Normalización de la archivística

§        introducción

Tradicionalmente, la descripción archivística ha seguido unas pautas de tipo genérico, aceptadas y seguidas por los archivos de forma mayoritaria, pero que no constituían normas reconocidas. La falta de normalización a nivel internacional ha sido una constante hasta hace muy pocos años, bien causada por los distintos modelos administrativos de cada sistema, por el tipo de usuario que acudía a los archivos o por la no percepción por parte de algunos archiveros de la necesidad de normalizar.

 

En tiempos recientes la normalización se ha revelado como una misión posible y necesaria en términos de coste y cooperación. Además, la normalización ayuda al usuario a comprender mejor los instrumentos de descripción (visto uno vistos todos) y por tanto a acceder a la información.

 

§        norma isad (g)

Las iniciativas normalizadoras llevadas a cabo por países individuales (nos referimos al MAD2 en Gran Bretaña, las RAD en Canadá y el APPM en EE UU) han influido en el avance decisivo de la normalización a nivel internacional, materializada ya en la norma ISAD (G) (International Standard Archival Description).

Aunque el CIA lleva trabajando en este sentido desde 1989, hasta el año 2000 no se aprobó uno de sus mayores logros: la versión definitiva de la norma ISAD, que vio la luz en el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

 

Para Mª Teresa Fdez Bajón, esta norma ha modificado una norma de trabajar que ya era bastante homogénea, pero cuya única base normalizadota era el mero hábito profesional.

 

Los objetivos de la norma son:

 

-       Garantizar la elaboración de descripciones pertinentes, explícitas y coherentes.

-       Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo.

-       Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

 

La norma ISAD (G) está pensada como un sistema de descripción multinivel, es decir, organiza los datos de la descripción en una serie de áreas fijas (7), que contiene a su vez elementos (26). La norma es aplicable a las diferentes unidades en que se agrupa la documentación, esto es, desde el archivo de forma global a las piezas documentales sueltas. La norma recoge en sus distintos campos toda la información que contienen los instrumentos de descripción. Sin embargo, no es necesario rellenar todos los campos que la norma aporta, sólo aquellos adecuados al nivel de descripción planteado.

 

Las reglas que reflejan la filosofía de la norma son las siguientes:

 

-       Ir de lo general a lo específico.

-       Describir el contenido y el contexto del documento según el nivel de descripción.

-       Dejar clara la posición de la unidad de descripción en la estructura jerárquica del fondo.

-       Evitar la redundancia, sin omitir información necesaria para ese nivel.

 

La norma se estructura en 26 elementos, 6 de ellos esenciales para toda descripción. Estos 26 elementos están agrupados en 7 áreas:

 

·         Área 1 – Área de identificación: información considerada básica para identificar la unidad de descripción. Todos sus elementos se consideran esenciales:

 

o    Código de referencia (signatura).

o    Título.

o    Fecha/s.

o    Nivel de descripción.

o    Volumen y soportes (características físicas).

 

·         Área 2 - Área de contexto: información sobre el origen y la custodia de la unidad de información. Contiene el único elemento considerado esencial que no corresponde al área 1:

o    Nombre del productor (ha de reseñarse siempre que no figure en el título).

·         Área 3 - Área de contenido y estructura: organización y materias de la unidad de descripción.

·         Área 4 - Área de acceso y utilización: disponibilidad o no de la consulta.

·         Área 5 - Área de documentación asociada: información sobre otros documentos relacionados con la unidad de descripción.

·         Área 6 - Área de notas: información que no figura en otras áreas.

·         Área 7 - Área de control de la descripción: información relativa al proceso mismo de la descripción (nombre del archivero, fecha de descripción).

En cuanto a la aplicación de la norma ISAD en España, destacamos la creación de un grupo de trabajo dentro de la CAU (Conferencia de Archiveros de Universidades) para fomentar el empleo de la norma en los archivos universitarios españoles.

 

§        norma isAaR (cpf)

Es un complemento a la norma ISAD. La International Standard Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families fue publicada en 1995 y sirve para establecer los encabezamientos autorizados para entidades, personas o familias. El control de los puntos de acceso es, como vemos, una preocupación en el ámbito archivístico, además de en el bibliotecario. Esta norma no proporciona criterios para la redacción de encabezamientos de materias. En cambio, sí permite crear nexos entre diferentes registros de autoridad.

 

Las tres áreas en las que se estructura la norma ISAAR (CPF) son:

 

-       Área de control de autoridad: el encabezamiento de autoridad como tal.

-       Área de información: información sobre la autoridad a la que hace referencia el registro (fechas, lugares, etc.).

-       Área de notas.

 

Mercedes Pérez Montes afirma que estas dos normas ISAD e ISAAR pretenden servir de base para el desarrollo de normas nacionales.

 

§        EAD

EAD (Encoded Archival Description) es un formato de comunicaciones basado en el lenguaje de marcado SGML, que persigue adecuar las normas de descripción existentes (APPM, RAD, ISAD) al procesamiento técnico.  La compatibilidad entre EAD e ISAD (G) es absoluta. De hecho, esto posibilita el tratamiento e intercambio de información a través de redes y sistemas informáticos.  Fue publicada en 1999. Su elaboración corrió a cargo de varias instituciones americanas del ámbito archivístico (sobre todo la Society of American Archivists).

 

EAD se presenta como una estructura de datos normalizados que permite crear nuevos instrumentos de descripción o adaptar otros ya creados. En su interés por facilitar el intercambio y manejo de instrumentos de descripción, el EAD favorece la cooperación entre instituciones, mucho más cuando se trata de una norma independiente de cualquier plataforma o equipo.

 

Por último, EAD es conforme con XML (Extensible Markup Language) para su tratamiento en la web.

 

1.    CONCLUSIÓN

 

A modo de conclusión, resaltamos las inmensas posibilidades que las NTIC’s brindan a los archivos en la actualidad. De hecho, muchos archivos han sabido aprovechar estas oportunidades y han colgado en la web sus instrumentos de descripción, con la posibilidad de enlazar a la versión digitalizada del documento original. Este gesto constituye una excelente manera de darse a conocer en el entorno y superar la anticuada imagen del archivo como ente cerrado y poco útil.