Contextualización en las tareras archivísticas y plan descriptivo

 

1.    CONCEPTO Y CONTEXTUALIZACIÓN EN LAS TAREAS ARCHIVÍSTICAS

Dentro del conjunto de tareas archivísticas, la descripción es, según Cruz Mundet, la parte culminante del trabajo archivístico, ya que permite llevar a cabo la función difusora de la información. Gracias a la labor descriptiva se hacen accesibles los fondos de forma eficaz. Para ello existen unos instrumentos de trabajo y unas normas, como veremos más adelante.

 

Describir supone la creación de un documento secundario distinto al original en el que se recogen los elementos fundamentales que lo caracterizan, tanto en sus formas externas como internas. Según el CIA (Consejo Internacional de Archivos) su misión es “identificar la documentación del archivo y explicar el contexto en el que se produjo”.

 

La descripción de fondos es una consecuencia ineludible de la organización, tarea previa que está además fuertemente ligada a la descripción, por la misma naturaleza de los documentos de archivo.

 

Organizar un fondo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Dentro de la organización, la clasificación se encargará de establecer las distintas agrupaciones documentales en función de su procedencia, es decir, del ente que lo ha generado. El cuadro de clasificación será un fiel reflejo de la estructura de la organización a la que sirve y constituye al mismo tiempo el primer instrumento de descripción del fondo.

 

2.    EL PLAN DESCRIPTIVO

Para elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a los fondos es preciso establecer un Plan Descriptivo. Éste debe fijar qué datos relativos a los documentos deben figurar en las descripciones, por mínimos que sean. Además debe decidirse el nivel de profundidad en la descripción.

 

El Plan Descriptivo buscar poner los documentos al alcance de los usuarios, proporcionando puntos de acceso a la información para facilitar su localización.