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INTRODUCCIÓN
Existen varios tipos de instrumentos de
descripción, destinados a describir distintas agrupaciones documentales en
distinto grado de detalle. Así pues, las secciones que componen un archivo son
descritas globalmente, las series en las que se desglosan las secciones son
descritas con algo más de detalle y el documento se describe profusamente.
El cuadro de clasificación ya mencionado
ofrece de entrada una ubicación conceptual a cada una de las unidades y series
archivísticas siguiendo el esquema organizativo de la entidad.
Los principales instrumentos de
descripción son:
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guías
A pesar de existir muchos tipos de
guías, a grandes rasgos éstas proporcionan información general acerca de los
fondos y de los organismos productores. Facilitan, además, información auxiliar
y de utilidad para el interesado.
Dentro de las distintas clases de guías, a aquellas que se centran en una zona
geográfica concreta se las llama censo-guía,
a las que se dedican a los fondos relativos a un tema determinado, guía de fuentes, a las que se orientan
a los fondos procedentes de un conjunto de archivos de un organismo
determinado, guía orgánica y a las
guías que tratan de un archivo en concreto se les llama guía de archivo. La guía de archivo ofrece información detallada
sobre la historia de la entidad productora y sobre la organización y contenido
de los fondos. Asimismo puede aportar otros datos del archivo como personal,
servicios, condiciones de acceso, ubicación, etc. Estas guías de archivo pueden
tomar forma de un simple folleto o ser más extensa. Son muy útiles para el
investigador, pero no imprescindibles para el archivero.
§
inventarios
El inventario es el instrumento de
descripción del archivo por antonomasia y el más utilizado por el archivero. El
inventario, ajustándose a la ordenación del fondo, se ocupa de las series
documentales que recoge el cuadro de clasificación, reproduciendo su estructura
para facilitar su localización. El inventario responde a las cuestiones de ¿qué
contiene el archivo?, ¿cómo está organizado?, ¿qué contiene cada serie
documental y dónde localizarlo? El nivel de descripción del inventario
está medio camino entre la generalidad
de la guía y la especificad del catálogo. De hecho, el nivel de profundidad del
inventario debe ser suficiente para conocer el contenido de amplios grupos
documentales. A pesar de esto, el ritmo acelerado de crecimiento de la
documentación y otras circunstancias hacen a veces imposible describir los
fondos con el detalle óptimo. Existen dos tipos de inventario:
a. Inventario
somero: comprende los elementos mínimos
obligatorios, por lo que su uso es más bien interno. Describe las cajas y sirve como control sobre las existencias.
b. Inventario
analítico: desciende un escalón más en el nivel
de detalle y se ocupa de describir expedientes.
Esto ayuda a obtener información suficiente para poder localizar
§
catálogos
Es un instrumento de descripción cuyo
objeto son las piezas documentales (los documentos en sí) y los
expedientes. Dada la descripción
exhaustiva que se ofrece de cada pieza, los catálogos no recogen sino una
selección de los fondos del archivo. Se elaboran catálogos sólo de documentos
de alto valor científico o artístico y limitados a un periodo cronológico
concreto. Esto explica que el catálogo no se ajusta a la ordenación del fondo.
Según Cruz Mundet, en el quehacer diario de un archivo, el catálogo no ocupa un
lugar predominante desde el punto de vista práctico y de consulta, ya que tal
pormenorización en la descripción no suele ser operativa. La forma material que
adopte el catálogo puede ser la ficha de cartulina normalizada o el soporte
electrónico.
En todo caso, el documento o expediente debe ser descrito en tres aspectos:
contenido y ubicación temporal (tema, fechas), aspectos formales (extensión,
material) y localización física (signatura).
§
índices
Hemos visto los tres instrumentos de
descripción por excelencia. Existe además, un instrumento auxiliar que está
tomando cada vez más fuerza: se trata de los índices. Estos constituyen puntos
de acceso a la información que se consideran complementarios en relación a los
puntos de acceso del resto de instrumentos.
Acercan al usuario al verdadero
contenido de los documentos ya que permiten recuperar por palabras o términos
que representan de forma sintetizada los conceptos principales de cada
documento. Los términos que pasan a engrosar los índices son extraídos, bien de
la ficha en el momento de la descripción, bien son elegidos de fuera del texto
de la descripción por ser representativos del contenido. En cuanto al control
terminológico de estos instrumentos, se podrá optar por el uso de lenguajes
libres (palabras clave, descriptores libres) o por lenguajes controlados (lem,
tesauros). Para elegir el sistema de indización adecuado deberemos tener en
cuenta la precisión deseada en las futuras búsquedas. Los índices suelen ser
cronológicos, topográficos, onomásticos, de instituciones y de materias.
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