SINTESIS
DE
1.
Descripción multinivel
1.1.
Introducción
2.
Reglas de descripción multinivel
2.1.
Descripción de lo general a lo particular
2.2.
Información pertinente para el nivel de descripción
2.3.
Vinculación de las descripciones
2.4.
No repetición de la información
3.
Elementos de la descripción
3.1.
Área de identificación
3.1.1.
Código de referencia
3.1.2.
Título
3.1.3.
Fecha(s)
3.1.4.
Nivel de descripción
3.1.5.
Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)
3.2.
Area de contexto
3.2.1.
Nombre del o de los productor (es)
3.2.2.
Historia institucional/reseña biográfica
3.2.3.
Historia archivística
3.2.4.
Forma de ingreso
3.3.
Área de contenido y estructura
3.3.1.
Alcances y contenido
3.3.2.
Valoración, selección y eliminación
3.3.3.
Nuevos ingresos
3.3.4.
Organización
3.4.
Área de condiciones de acceso y utilización
3.4.1.
Condiciones de acceso
3.4.2.
Condiciones de reproducción
3.4.3.
Lengua/escritura(s) de los documentos
3.4.4.
Características físicas y requisitos técnicos
3.4.5.
Instrumentos de descripción
3.5.
Área de documentación asociada
3.5.1.
Existencia y localización de los documentos originales
3.5.2.
Existencia y localización de copias
3.5.3.
Unidades de descripción relacionadas
3.5.4.
Nota de publicaciones
3.6.
Área de notas
3.6.1.
notas
3.7.
Área de control de la descripción
3.7.1.
Nota del archivero
3.7.2.
Reglas y normas
3.7.3.
Fecha(s) de la(s) descripcion(es)
1. Descripción
multinivel
1.1. introducción
Si se describe el fondo como un todo,
éste debe representarse en una descripción utilizando los elementos de la
descripción que se especifican más adelante en la sección 3 de este documento.
Si es necesario describir las partes que integran el fondo, éstas pueden
describirse por separado, utilizando también los elementos adecuados de la
sección 3. La suma total de todas estas descripciones, jerárquicamente unidas
entre sí, como figura en el modelo del apéndice A1, representa el fondo y las
partes descritas. A los efectos de estas reglas, esta técnica de descripción se
denomina descripción multinivel.
Al establecer una jerarquía de
descripciones deben aplicarse las cuatro reglas fundamentales que se
especifican en los puntos
2. Reglas
de descripción multinivel
2.1. descripción de lo general a lo
particular
Objetivo:
Representar el contexto y la estructura
jerárquica del fondo y las partes que lo integran.
Regla:
En el nivel de fondo proporcionar la
información sobre éste como un todo. En el nivel siguiente y los sucesivos,
proporcionar información de las partes que se están describiendo. Presentar las
descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo
procediendo de lo más general, el fondo, a lo más particular.
2.2. información pertinente para el
nivel de descripción.
Objetivo:
Representar exactamente el contexto y
contenido de la unidad de descripción.
Regla:
Proporcionar sólo aquella información
adecuada al nivel que se está describiendo. Por ejemplo, no dar información
detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un
fondo; no relatar la historia institucional de todo un departamento si el
productor de la unidad de descripción es una división o sección del mismo.
2.3. vinculación de las descripciones
Objetivo:
Consignar la posición que ocupa la
unidad de descripción dentro de la jerarquía.
Regla:
Vincular cada descripción con la unidad
de descripción inmediatamente superior, e identificar el nivel de descripción.
(ver 3.1.4.)
2.4. no repetición de la información
Objetivo:
Evitar la información redundante en las
descripciones archivísticas jerárquicamente relacionadas.
Regla:
En el nivel superior que corresponda,
dar la información común a las partes que lo componen. No repetir en el nivel
inferior información ya proporcionada en un nivel superior.
3. elementos
de la descripción
3.1. área
de identificación
3.1.1. código de referencia
Objetivo:
identificar de un modo único a la unidad
de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.
Regla:
Consignar, en la medida que sea
necesario para su identificación única, los siguientes elementos:
• el código del país según la última
versión de
• el código del Archivo según la norma
nacional de códigos de archivos u otro identificador único de su ubicación
• el código de referencia local específico,
el número de control u otro identificador único
Estos tres elementos deben facilitarse
siempre para el intercambio de información a nivel internacional.
3.1.2. título
Objetivo:
Denominar la unidad de descripción
Reglas:
Consignar bien el título formal, o bien
asignarle un título conciso de acuerdo con las reglas de descripción multinivel
y las normas nacionales
En caso necesario, si el título es
largo, éste puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial.
En el caso de que se utilice un titulo
atribuido, incluir en el nivel superior el nombre del productor. En los niveles
inferiores puede incluirse, por ejemplo, el nombre del autor del documento así
como un término que indique el tipo documental de los documentos de la unidad
de descripción y, en su caso, alguna expresión que refleje la función, la
actividad, el objetivo, la ubicación, o el tema
Distinguir entre los títulos formales y
los atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o idiomáticas.
3.1.3. fecha(s)
Objetivo:
Identificar y consignar la(s) fecha(s)
de la unidad de descripción
Reglas:
Para cada unidad de descripción,
consignar, al menos, uno de los siguientes tipos de fechas, el más adecuado a
la documentación y al nivel de descripción
• La(s) fecha(s) en la(s) que el
productor acumuló los documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad
• La(s) fecha(s) de producción de los
documentos. Aquí se incluyen las fechas de las copias, ediciones o versiones,
anexos, u originales de las unidades documentales producidas con anterioridad a
su acumulación.
Precisar el tipo de fecha utilizado. De
acuerdo con las normas nacionales pueden emplearse e identificarse otras fechas
[1].
Consignar, según los casos, una sola
fecha o un intervalo de fechas. Un intervalo de fechas debe entenderse siempre
como inclusive, a no ser que la unidad de descripción sea un archivo corriente
o parte de él.
3.1.4. nivel de descripción
Objetivo:
Identificar el nivel de organización de
la unidad de descripción.
Regla:
Consignar el nivel de la unidad de
descripción.
3.1.5. volumen y soporte de la unidad de
descripción (cantidad, tamaño o dimensiones)
Objetivo:
Identificar y describir
a. la extensión física o lógica y
b. el soporte de la unidad de
descripción
Reglas:
Consignar el volumen de la unidad de
descripción especificando el número de las unidadesfísicas o lógicas en cifras
árabes y la unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de
descripción.
Alternativamente, consignar los metros
lineales de estantería o los metros cúbicos de la unidad de descripción. Si el
volumen de la unidad de descripción se especifica en metros lineales y se
considera conveniente añadir información adicional, ésta debe figurar entre
paréntesis.
Opcionalmente, en caso de que la unidad
de descripción sea un fondo abierto (o parte de él) indicar el volumen conocido
en una fecha determinada y/o el volumen que se custodia.
3.2. área
de contexto
[Cierta información de esta área, por
ejemplo, el nombre del o de los productor (es) y la historia institucional /
biográfica puede, en determinadas aplicaciones, incluirse en los
correspondientes ficheros de encabezamientos autorizados. Ver 1.1.4]
3.2.1.
nombre del o de los productor(es)
Objetivo:
Identificar el productor o los productores
de la unidad de descripción.
Regla:
Consignar el nombre de la(s) entidad(es)
o persona(s) física(s) responsables de la producción, acumulación y
conservación de los documentos de la unidad de descripción. El nombre deberá
especificarse de manera normalizada de acuerdo con las normas nacionales e
internacionales y con los principios de
3.2.2.
historia institucional/reseña
biográfica
Objetivo:
Proporcionar la historia institucional o
los catos biográficos del productor o de los productores de la unidad de
descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más
comprensible.
Reglas:
Consignar sintéticamente cualquier dato
significativo sobre el origen, evolución, desarrollo y trabajo de la entidad (o
entidades) o sobre la vida y el trabajo de la(s) persona(s) física(s)
responsable(s) de la producción de la unidad de descripción. En el caso de que
exista información adicional en alguna publicación, citar dicha fuente.
Las Areas de Información de
Para las personas o familias, consignar
datos como nombres completos y títulos, fechas de nacimiento y fallecimiento,
lugar de nacimiento, domicilios sucesivos, actividades, empleos o cargos,
nombre original y otros posibles nombres, acontecimientos significativos, y
lugar de fallecimiento.
Para las entidades, consignar datos como
el nombre oficial, fechas de existencia, legislación aplicable, funciones,
finalidad y evolución de la entidad, el organigrama, y sus nombres primitivos,
diversos o sucesivos.
3.2.3.
historia
archivística
Objetivo:
Proporcionar información sobre la
historia de la unidad de descripción que sea significativa para su
autenticidad, integridad e interpretación
Reglas:
Consignar los traspasos sucesivos de la
propiedad, responsabilidad y/o custodia de la unidad de descripción e indicar
aquellos hechos que hayan contribuído a conformar su estructura y organización
actual como por ejemplo, la historia de su organización, la producción de
instrumentos de descripción contemporáneos, la reutilización de los documentos
para otros objetivos o las migraciones de software. Precisar, en el caso de que
se conozcan, las fechas de estos hechos. Si se desconoce la historia
archivística, consignar este dato.
Opcionalmente, si la unidad de
descripción se transfiere directamente desde el productor, no consignar la
historia archivística, pero hacerlo constar en
3.2.4.
forma de ingreso
Objetivo:
Identificar la forma de adquisición o
transferencia
Regla:
Consignar el origen desde el cual fue
remitida la unidad de descripción yla fecha y/o el modo de adquisición, siempre
que no se trate, en todo o en parte, de información confidencial. Si el origen
se desconoce, consignar este dato.
Opcionalmente, añadir números de acceso
o códigos.
3.3. área
de contenido y estructura
3.3.1. alcances y contenido
Objetivo:
Proporcionar a los usuarios la
información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de
descripción
Regla:
Dar una visión de conjunto (por ejemplo,
períodos de tiempo, ámbito geográfico) y realizar un resumen de contenido (por
ejemplo, tipos documentales, materia principal, procedimientos administrativos)
de la unidad de descripción, apropiados al nivel de descripción.
3.3.2.
valoración, selección y eliminación
Objetivo:
Proporcionar información sobre cualquier
acciónde valoración, selección, y eliminación efectuada.
Regla:
Consignar las actrividades de valoración,
selección, y eliminación realizadas o planificadas sobre la unidad de
descripción, especialmente si afectan de alguna manera a la interpretación de
la documentación.
En su caso, consignar al responsable de
la acción.
3.3.3.
nuevos ingresos
Objetivo:
Informar al usuario de los ingrsos
complementarios previstos relativos a la unidad de descripción.
Regla:
Indicar si están previstos nuevos
ingresos, estimando en su caso, su cantidad y frecuencia.
3.3.4. organización
Objetivo:
Informar sobre la estructura interna, la
ordenación y/o el sistema de clasificación de la unidad de descripción.
Regla:
Especificar la estructura interna, la
ordenación y/o el sistema de clasificación de la unidad de descripción. Indicar
los tratamientos realizados por el archivero. En el caso de archivos
electrónicos, proporcionar información sobre la arquitectura del sistema.
Alternativamente, esta información puede
incluirse, de acuerdo con las normas nacionales, en el elemento de Alcance y
contenido (3.3.1.).
3.4. area
de condiciones de acceso y utilización
3.4.1. condiciones de acceso
Objetivo:
Informar sobre la situación jurídica y
cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de
descripción.
Regla:
Especificar la legislación o la
situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión
que afecte al acceso a la unidad de descripción. En lsu caso, indicar el
período de tiempo durante el cual la documentación permanecerá no accesible y
la fecha en la que la documentación sí lo estará.
3.4.2.
condiciones de reproducción
Objetivo:
Identificar cualquier tipo de
restricción relativa a la reproducción de la unidad de descripción.
Regla:
Informar sobre las condiciones, como por
ejemplo el derecho de propiedad intelectual, que regulan la reproducción de la
unidad de descripción una vez que está accesible. Si la existencia de tales
condiciones no se conoce, consignar este hecho. Si no existen restricciones, no
es preciso señalarlo.
3.4.3. lengua/escritura(s) de los
documentos
Objetivo:
Identificar la(s) lengua(s),
escritura(s) y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción.
Regla:
Consignar la(s) lengua(s), escritura(s)
y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción. Especificar
cualquier tipo de alfabeto, escritura, sistema de símbolos o abreviaturas
utilizados.
Opcionalmente incluir también los
correspondientes códigos ISO de lenguas (ISO 639-1 e ISO 639-2: International
Standards for Language Codes) o escritura(s) (ISO 15924: International Standard
for Names of Scripts).
3.4.4.
características físicas y requisitos técnicos
Objetivo:
Informar sobre cualquier característica
física o requisito técnico de importancia que afecte al uso de la unidad de descripción.
Regla:
Indicar cualquier característica física
importante, por ejemplo, requisitos de conservación preventiva, que afecten al
uso de la unidad de descripción. Especificar cualquier tipo de software y/o
hardware necesario para acceder a la unidad de descripción.
3.4.5. instrumentos de descripción
Objetivo:
Identificar cualquier tipo de
instrumento de descripción relativo a la unidad de descripción.
Regla:
Informar sobre cualquier tipo de
instrumento de descripción que se encuentre en poder del archivo o del
productor y que proporcione información relativa al contexto y contenido de la
unidad de descripción. Si se considera necesario incluir información sobre la
obtención de copias.
3.5. area
de documentación asociada
3.5.1. existencia y localización de los
documentos originales
Objetivo:
En el caso de que la unidad de
descripción esté formada por copias, indicar la existencia, localización,
disponibilidad y/o eliminación de los originales.
Regla:
Si el original de la unidad de descripción
está disponible (bien en la propia institución bien en otro lugar) especificar
su localización junto con cualquier otro número de control significativo. Si
los originales ya no existen, o su localización se desconoce, consignar este
hecho.
3.5.2. existencia y localización de
copias
Objetivo:
Indicar la existencia, localización y
disponibilidad de copias de la unidad de descripción.
Regla:
Si la copia de la unidad de descripción
está disponible (en la misma institución o en otro lugar) especificar su
localización y cualquier otro número de control significativo.
3.5.3. unidades de descripción
relacionadas
Objetivo:
Identificar las unidades de descripción
relacionadas.
Regla:
Informar acerca de las unidades de
descripción que se encuentran en el mismo archivo o en otro lugar y que tengan
alguna relación con la unidad de descripción por el principio de procedencia o
por cualquier otra clase de asociación(es). Emplear una introducción adecuada y
explicar la naturaleza de dicha relación. Si la unidd de descripción
relacionada es un instrumento de descripción, utilizar el elemento de la
descripción Instrumentos de descripción (3.4.5.) para indicarlo.
3.5.4. nota de publicaciones
Objetivo:
Indicar cualquier tipo de publicación
que trate o esté basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de
descripción
Regla:
Dar la referencia y/o la información
sobre cualquier publicación que trate o esté basada en el uso, estudio o
análisis de la unidad de descripción. Incluir referencias de las transcripciones
o ediciones facsimilares publicadas.
3.6. área
de notas
3.6.1. notas
Objetivo:
Dar información que no haya podido ser
incluida en ninguna de las otras áreas.
Regla:
Consignar información especial o
cualquier otra información significativa no incluida en ningun otro elemento de
la descripción
3.7. área
de control de la descripción
3.7.1. nota del archivero
Objetivo:
Explicar quién y cómo ha preparado la
descripción.
Regla:
Especificar las fuentes consultadas para
preparar la descripción y quién la ha elaborado.
3.7.2. reglas y normas
Objetivo:
Identificar la normativa en la que está
basada la descripción
Regla:
Consignar las normas y reglas
internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción.
3.7.3. fecha(s) de la(s) descripcion(es)
Objetivo:
Indicar cuándo se ha elaborado y/o
revisado la descripción.
Regla:
Consignar la(s) fecha(s) en la que se ha
preparado y/o revisado la descripción.
--------------------------------------------------------------------------------
[1] En caso necesario, se recomienda
utilizar
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