Archivo es un conjunto orgánico de documentos o la
reunión de varios de ellos por las personas jurídicas, públicas o privadas en
el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la
investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo,
se entiende por archivos las instituciones culturales donde se reúnen,
conservan, ordenan o difunden para los fines anteriormente mencionados dichos
conjuntos orgánicos.
Esta definición es la oficial, pero no funciona para un archivo
municipal. Para el primer elemento si funcionaría. El archivo municipal se crea
para la gestión administrativa en el siglo XII. El archivo municipal, no es una
institución cultural, es un servicio central de la administración.
El archivo municipal según la definición que dio Lliset en los años
70, es un archivo general de la administración
municipal encaminado a la conservación de los documentos recibidos en la
entidad o producidos por la misma encaminado a informar a las autoridades y
funcionarios propios, a otros organismos o al público sobre hechos pretéritos
relacionados con la administración municipal. Y está encaminado
fundamentalmente a proporcionar un eficaz medio de conocimiento y control de
dicha actuación.
Según el Ayuntamiento de Linares (Jaén), el Archivo Municipal
es "el conjunto orgánico de documentos de cualquier época
y soporte material; producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio
de sus funciones; que se conservan debidamente organizados para su utilización
en la gestión administrativa municipal, la información a los ciudadanos, la
cultura y la investigación"
Según la Diputación de Zaragoza
entendemos por Archivo Municipal estos tres conceptos:
1) La documentación
que organizada conserva el Ayuntamiento.
2) El lugar donde se
guarda dicha documentación.
3) El servicio del
Ayuntamiento encargado entre otras tareas de recoger, organizar, describir,
establecer criterios de conservación y servir la documentación producida por
cada uno de los órganos del Ayuntamiento.
El diccionario del Consejo Internacional de Archivos, define los archivos
municipales como 'archivos de las municipalidades o de otras
autoridades de gobierno local' y como 'archivos responsables de la adquisición,
conservación y comunicación de estos archivos'.
Según la Ley del
Patromonio Histórico Español, Los archivos municipales tienen que velar para
conservar el patrimonio documental de sus respectivos ámbitos territoriales,
así como colaborar con el archivo comarcal en la elaboración del Inventario del
patrimonio documental.
La ley también
define que pueden acoger documentación de interés histórico y cultural de otras
personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio, siempre y cuando el
ayuntamiento lo acuerde con el titular respectivo.
Y finalmente, el
archivo tiene que potenciar la organización de actividades de divulgación y de
fomento de la investigación.
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